Menarik

Cara mengelaskan kertas untuk mencarinya dengan mudah

Bagaimana? 'Atau' Apa mengelaskan kertas ? Apa kena mengena kertas untuk disimpan ? Anda tidak lagi menemui kertas Untuk kamu pejabat atau a bil apa yang anda perlukan? Anda membiarkan diri anda dikebumikan olehkertas kerja pentadbiran, yang mel, yang preskripsi Dimanakah kertas kerjaperbankan atau insurans ? Semua praktikal oleh itu menawarkan anda a kaedah berkesan dalam 6 langkah untuk tidak merasa terbeban lagi dan mengatur dengan mudah penyimpanan daripada kertas kerja dalam satu buku kerja, a kabinet simpanan, a loker simpanan atau bahkan a rak.Cari Bagaimana? 'Atau' Apa arkib kertas kerjanya sekali dan untuk semua.

bagaimana mengelaskan kertas untuk mencarinya

6 langkah untuk mengklasifikasikan invois, kertas penting, surat ...

1- Sebelum merapikan: tentukan lokasi titik strategik

Lokasi strategik ini adalah tempat di mana anda harus membuka mel setiap hari.

Ia boleh menjadi pintu masuk, ruang tamu atau dapur, yang penting ialah ia dapat dilihat.

Pada ketika ini, anda akan meletakkan a kotak kasut sama ada bekas dan tong sampah kertas : mana-mana tong sampah boleh melakukan muslihat.

Di kotak kasut, bakul dalam bakul, atau dalam bekas lain, anda akan membuang secara pukal, tanpa menyusun, mel untuk menjawab, yang invois untuk membayar, yang kertas kerja pentings untuk mengarkibkan dan di tong sampah anda akan membuangnya prospektus dan sampul surat yang tidak diperlukan.

Petua

Hadkan kertas!

Lebih suka debit langsung

Urus akaun anda dalam talian

Terima penyataan anda melalui e-mel

Menolak mereka prospektus diedarkan dalam kotak surat, dengan jelas menunjukkannya

2 - Sebelum merapikan: tentukan lokasi titik strategik kedua

Lokasi ini boleh menjadi satu atau lebih rak, rak perpustakaan, bahagian dalam perabot: peti laci, almari, laci di bawah tempat tidur, modul di bawah meja), anda akan menyimpan fail di sana yang akan mengandungi bil dan kertas.

3 - Sebelum menyimpan: pasang bahan simpanan

Di lokasi di mana anda akan membuka surat dan di mana anda telah meletakkan loker atau kotak kasut, letakkan pukulan lubang dan beg pembeku yang boleh ditutup dengan zip.

Di dalam beg ini anda akan memasukkan buku cek, setem, klip kertas, sampul surat, RIB, pena dan nota pos.

Maksudnya semua bahan yang diperlukan untuk membayar invois anda dan menjawab surat anda.

4 - Penyimpanan kertas: kaedah untuk digunakan

Sebaik sahaja invois, pernyataan atau surat tiba, buka dan baca, dan jika boleh, buang sampul itu dengan membuangnya ke tong sampah.

Sekiranya surat itu tidak penting: buang dengan segera.

Sekiranya surat itu mendesak, balas segera (tidak ada alasan kerana anda mempunyai semua bahan yang diperlukan di dalam loker atau kotak.

Surat bertulis segera atau invois berbayar, simpanlah anotasinya di kotak kasut atau loker, di timbunan di tengah-tengah semua kertas lain di dalam bekas yang telah anda siapkan: kotak kasut, loker.

Sekiranya bil tidak mendesak, jika anda tidak mempunyai masa untuk menjawabnya, ajukan kepada yang lain kertas kerja di dalam loker atau kotak kasut. Setiap minggu, pada masa yang sama, anda akan memindahkannya ke Dossier sesuai.

Kerana dan inilah satu-satunya jalan keluar untuk tidak dibebani lagi, seminggu sekali, pada hari tertentu dan pada waktu yang ditentukan, adalah perlu untuk mengubah diri anda menjadi rutin!

Oleh itu, mulai hari ini, setiap minggu, pada waktu yang sama (contohnya petang Ahad), anda akan membawa kotak atau bekas itu untuk memeriksa kandungannya, menjawab surat, membayar bil kemudian memindahkan setiap kertas dalam folder sudah disediakan untuk tujuan ini dalam pengikat anda.

Sekiranya anda tidak menerima beberapa bil atau surat, anda boleh menyimpannya di dalam loker, dan, setiap minggu, pada hari yang dinyatakan, membayar atau menjawab surat.…

Sekiranya anda menerima banyak invois, sediakan di dalam bekas 3 folder, dengan label yang tertera:

- akan dibayar minggu ini.

- akan dibayar dalam masa 15 hari

- hendaklah dibayar sebelum akhir bulan

Sekiranya anda menerima mel menteri, jangan pelit pada baju anda akan mengenalinya dengan kata kerja tindakan (baca, klasifikasi, jawab, bayar, aturkan ...)

Ini menyusun, sudah tentu hanya akan berlaku selama satu minggu.

Rakan terbaik penyimpanan kertas

- Kepingan plastik berlubang

- Baju dan kemeja bawah semua warna

- Selang

- Pengikat invois (setahun)

- Label

- Pukulan lubang

- Klip kertas

Setiap tahun membuka pengikat yang berbeza, menentukan tahun di tepi.

Dalam pengikat ini anda akan meletakkan:

The invois, resit, nota hotel, resit berbayar dan beranotasi (tarikh pembayaran, nombor cek, dan nama bank) di folder yang sesuai, dalam plastik. Gunakan nota post-it jika anda perlu melengkapkan nota anda.

Surat menyurat merujuk kepada invois atau resit ini.

Sekiranya tarikh surat atau pernyataan sukar dibaca, tulis semula dengan lebih jelas sama ada secara langsung atau menggunakan Kirimnya.

Tetapi jangan mengemaskan tidak pernah dalam kabinet pemfailan invois tidak dibayar!

Untuk mencari jalan, pilih warna baju untuk setiap kawasan

Contoh:

Merah untuk bank

Biru untuk insurans

Kuning untuk kenderaan

Hijau untuk peralatan hi-fi

Pink untuk kanak-kanak

Tetapi anda boleh membuat baju dan seluar anda sendiri sekiranya anda mempunyai kertas pembungkus atau dicat dengan corak yang sejuk!

Ia tetap menjadi pilihan yang sangat peribadi. Yang penting adalah mengenal pasti dengan betul agar dapat dengan cepat mencari kertas yang telah anda simpan dan yang anda perlukan.

Yang penting dalam penyimpanan kertas dan sebaik sahaja anda menggunakan folder, untuk melabelnya tanpa lupa untuk menentukan tarikh penciptaan pada label

Jangan teragak-agak untuk menggunakan beberapa sub-folder dalam fail yang sama. Tarikh mereka.

Dan gunakan pembahagi! Berkat sistem ini, anda akan dapat dengan mudah mencari dokumen yang tepat pada hari anda memerlukannya.

Kelaskan kertas bank

Mengenai penyimpanan kertas bank, jika anda adalah pelanggan dari bank yang berlainan, jika anda menerima banyak slip daripadanya dan jika jumlah cek terkumpul, kabinet pemfailan tidak akan mencukupi.

Masukkan ke dalam poket berzip, dilabelkan mengikut bulan dan bank. Anda akan meletakkan semuanya dalam jumlah besar di dalam kotak yang juga berlabel.

Anda akan melakukan ini, dengan menggunakan kotak untuk "fail besar" anda, seperti surat ikatan penjualan rumah, fail bank (misalnya untuk insurans hayat, kontrak dan syarat tidak membuat beberapa helaian, tetapi semuanya adalah keseluruhan fail ... mustahil untuk menumbuk dan masuk ke dalam kabinet pemfailan

Tetapi untuk mengelakkan terlalu banyak kotak, kerana ini bukan dokumen yang sering anda bawa, simpan di dalam kotak yang sama (tentu saja perlu dikumpulkan dalam folder tertutup rapat dan berlabel.

Simpan kotak ini di loteng atau bilik bawah tanah yang tidak lembap dan bebas debu. Atau di bawah katil!

5 - Dan penyimpanan kertas lain? Kertas identiti atau ketetapan

Jelas tidak ada persoalan untuk mengklasifikasikan invois dibayar, buku rekod keluarga dan pesanan doktor bersama!

Untuk setiap failnya sendiri!

LPenyimpanan kertas penting, insurans, Pajak, Kanak-kanak (satu per fail), Kesihatan, Kehidupan profesional, Kereta, Rumah, dll. ... Sama ada buka buku kerja lain atau gunakan buku yang baru anda buka.

Selain itu, dipisahkan oleh pembahagi, anda akan mengelompokkan setiap kertas penting di lengan plastik berlubang atau folder dalam fail bertajuk, dikelompokkan mengikut sektor.

Anda akan melakukan ini untuk pelbagai televisyen, Internet, telefon, kontrak penyelenggaraan (pemanasan, dandang ...), untuk kertas lain, dan untuk fotokopi.

Salin kertas anda

Buat fotokopi semua dokumen penting: Kad pengenalan, pasport, sijil kad penting, buku rekod keluarga dan semua kertas yang harus disertakan bersama kami sepanjang hidup anda. Dan tentu saja, jangan menyimpannya di tempat asalnya, tetapi di pejabat atau di peti keselamatan.

Imbas kertas anda

Kad pengenalan, pasport, lesen memandu, tiket kapal terbang anda, nombor telefon sekiranya kehilangan kad kredit dan nombor kad ini. Di komputer, di peti mel anda, di bahagian "Draf", buat folder dengan semua maklumatnya.

Penyimpanan manual pengguna

Ketepikan arahan penggunaan perkakas rumah dalam jumlah besar dalam kotak kadbod, tidak jauh dari dapur atau bilik dobi di mana ia berada.

Ketepikan yang manual daripada mainan anak-anak di kabinet pemfailan, di bilik mereka, mudah dijangkau

Penyimpanan katalog dan brosur

Ketepikan katalog dan prospektus, dalam kotak atau bekas di meja kopi, berhampiran kerusi berlengan tempat anda menonton televisyen. Anda akan memanfaatkan masa ini untuk membacanya, memotong apa yang menarik minat anda dan membuangnya, di dalam bakul di kaki anda, semua yang tidak menarik minat anda.

6 - Semua kertas sekarang dikelaskan dan disusun dengan baik

Simpan kabinet pemfailan baru anda dengan kemas di raknya atau di kabinetnya hingga minggu depan!

Kemudian, perhatikan dalam buku harian anda tarikh di mana setiap tahun anda akan membuang kertas-kertas yang tidak berguna yang anda telah menguruskan pengarkiban dalam pelbagai pengikat anda!

Copyright ms.caroleparrish.com 2022